Liebe Leserinnen und Leser,
Ihr neuer Beschäftigter ist irritiert: „Warum soll ich im Stammdatenblatt einen Notfallkontakt angeben? Die Daten meiner Angehörigen gehen Sie doch eigentlich nichts an!“
Eine berechtigte Frage – denn so nachvollziehbar die Bitte auf den ersten Blick auch ist, rechtlich betrachtet ist das Thema Notfallkontakte keineswegs banal. Was dürfen Arbeitgeber tatsächlich fragen? Welche Daten dürfen sie speichern? Und wie lässt sich das Ganze datenschutzkonform umsetzen?
In diesem Newsletter bringen wir Licht ins Dunkel – wie immer praxisnah, verständlich und ohne Fachchinesisch.
Darf ich als Arbeitgeber meine Beschäftigten nach Notfallkontakten fragen?
Die kurze Antwort: Ja – aber nur auf freiwilliger Basis.
Die Angabe eines Notfallkontakts darf nicht zur Pflicht gemacht werden. Beschäftigte müssen selbst entscheiden können, ob – und wen – sie benennen möchten. Das sollten Sie im Formular auch so kennzeichnen, beispielsweise mit dieser Formulierung: „Zur schnellen Benachrichtigung im medizinischen Notfall bitten wir freiwillig um die Angabe eines Notfallkontakts.“
Wenn ein Beschäftigter keine Angaben zu einem Notfallkontakt machen möchte, so ist das sein gutes Recht.
Keine Datenverarbeitung ohne Rechtgrundlage
Zur Erinnerung: Wann immer personenbezogene Daten verarbeitet werden, braucht es eine Rechtsgrundlage – das ist ein zentrales Prinzip der DSGVO (Art. 6 Abs. 1 DSGVO).
Für die Erhebung und Verarbeitung von Notfallkontaktdaten kommen theoretisch mehrere Rechtsgrundlagen in Betracht:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Diese Variante klingt zunächst plausibel – ist in der Praxis aber problematisch. Denn: Die Einwilligung müsste nicht vom Beschäftigten selbst, sondern vom benannten Notfallkontakt stammen, da es dessen Daten sind, die Sie verarbeiten. Und die Einwilligung vom Notfallkontakt einzuholen ist organisatorisch schwer umsetzbar oder zumindest ziemlich aufwendig.
- Schutz lebenswichtiger Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO): Auch wenn es um medizinische Notfälle geht: Diese Rechtsgrundlage greift nur dann, wenn die betroffene Person selbst nicht in der Lage ist, ihre Einwilligung zu geben und keine andere Rechtsgrundlage greift. Sie gilt also für akute Notsituationen, nicht für die vorsorgliche Speicherung der Kontaktdaten.
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die Berufung auf ein berechtigtes Interesse ist in der Praxis der gangbarste Weg. Arbeitgeber haben ein berechtigtes Interesse daran, im medizinischen Notfall schnell eine Vertrauensperson des Beschäftigten zu erreichen. Dieses Interesse überwiegt in der Regel, solange die Datenerhebung sparsam erfolgt und ausschließlich dem Notfallzweck dient.
Unsere Empfehlung: Wählen Sie das „berechtigte Interesse“ als Rechtsgrundlage für die Erhebung und die Speicherung von Notfallkontakten – und stellen Sie durch freiwillige Angaben, transparente Kommunikation und datensparsame Prozesse sicher, dass die Rechte der Betroffenen gewahrt bleiben. Dazu gleich mehr.
Der Grundsatz der Datenminimierung – was darf ich fragen?
Im Datenschutz gilt der Grundsatz der Datenminimierung: Nur so viele Daten wie nötig und so wenige wie möglich. Fragen Sie daher nur nach den absolut notwendigen Daten des Notfallkontaktes:
- Name
- Beziehung zur beschäftigten Person
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse (optional)
Nicht zulässig ist beispielsweise die Frage nach der Adresse des Notfallkontaktes. Denn diese benötigen Sie nicht, um im Notfall den genannten Angehörigen zu informieren.
Informationspflichten (nach Art. 14 DSGVO) nicht vergessen
Wann immer Daten einer Person verarbeitet werden, so ist derjenige transparent und ausführlich hierüber zu informieren. In diesem Fall müssen Sie also den Notfallkontakt über die Datenverarbeitung informieren-
Zu den Pflichtinformationen gehören:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
- Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (wenn vorhanden)
- Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
- Beschreibung des berechtigten Interesses, sofern die Datenerhebung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO beruht
- Datenempfänger
- Speicherdauer
- Betroffenenrechte (z.B. Auskunft, Berichtigung, Löschung)
Unsere Empfehlung: Erstellen Sie ein Informationsblatt. Dieses geben Sie Ihrem Beschäftigten mit, mit dem Hinweis, das Informationsblatt an den angegebenen Notfallkontakt weiterzugeben. Lassen Sie sich von Ihrem Beschäftigten bestätigen, dass er das Formula weitergegeben hat. Das können Sie beispielsweise auf dem Formular mit aufnehmen, in dem Sie auch nach einem Notfallkontakt fragen.
Ein Muster für ein Informationsblatt stellen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung.
Zweckbindung im Blick behalten
Auch wichtig: Personenbezogene Daten dürfen immer nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie erhoben worden sind. Mit anderen Worten: Die Notfallkontaktdaten dürfen ausschließlich im Notfall genutzt werden. Für Geburtstagskarten oder Einladungen zur Betriebsfeier sind sie tabu.
Wer hat Zugriff?
Wie immer gilt: Unterlagen mit personenbezogenen Daten sind sicher aufzubewahren. Sei es bei Papierunterlagen in einem abschließbaren Schrank oder bei elektronischer Speicherung gut geschützt durch ein entsprechendes Berechtigungskonzept.
Zugriff auf die Notfallkontakte dürfen die Personalabteilung, in kleineren Unternehmen auch die Geschäftsführung sowie ggfs. auch die direkten Vorgesetzen des Beschäftigten haben.
Denken Sie an die Dokumentation
Tätigkeiten, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu dokumentieren. So auch die Verarbeitung von Notfallkontakten.
Löschen nicht vergessen!
Wir Datenschützer sagen gerne: „Zweck weg – Daten weg“. Dieser einfache Merksatz soll daran erinnern, dass Daten unverzüglich zu löschen sind, wenn sie für die Erfüllung des Zweckes, für den sie gesammelt worden, nicht mehr benötigt werden (und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dagegensprechen). In diesem Falle heißt das: Wenn Ihr Beschäftigter das Unternehmen verlässt oder in Rente geht, dann müssen Sie die Daten der Notfallkontakte löschen. Und zwar sofort. Daher empfiehlt es sich, die Notfallkontaktdaten in der Personalakte getrennt aufzubewahren, so dass Sie diese Seiten bei Austritt einfach im Zugriff haben. Alternativ können Sie diese Unterlagen auch in einem eigenen Ordner aufbewahren; also quasi ein eigener Ordner für alle Notfallkontakte.
Melden Sie sich gerne bei uns, wenn wir Sie mit entsprechenden Vorlagen unterstützen können.
Herzlichen Dank fürs Lesen
Ihr Dapro Serv-Team
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