Sind Sie auf der Suche nach neuen Beschäftigten? Hier gilt es einiges in Bezug auf den Datenschutz zu beachten. Beim Umgang mit Bewerbungen werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet, darunter auch Daten, die nach Art. 9 der Datenschutz-Grundverordnung einem besonderen Schutz unterliegen, wie zum Beispiel Daten über die ethnische Herkunft oder die Religionszugehörigkeit. Ebenso werden Daten verarbeitet, deren Missbrauch zu besonders schweren Schäden für die Betroffenen führen können. Hierzu gehören zum Beispiel Daten über das Einkommen des Bewerbers sowie Zeugnisse.
Damit Sie bestens auf die den richtigen Umgang mit Bewerberdaten vorbereitet sind, haben wir im Folgenden die wichtigsten Informationen zusammengefasst.
Zunächst einmal: Wo ist der Bewerberdatenschutz geregelt? In Ergänzung zu den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) für Deutschland weitere Eckpunkte zum Beschäftigtendatenschutz, wobei im Sinne des Gesetzes auch Bewerber unter den Beschäftigtenbegriff fallen. Danach dürfen Sie personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten, wenn dies erforderlich ist, um über ein Beschäftigungsverhältnis zu entscheiden oder es zu begründen.
Was genau gilt es zu beachten?
Beachten Sie die Informationspflichten
Informieren Sie die Bewerberinnen und Bewerber zu Beginn des Bewerbungsprozesses transparent darüber, wie Sie die personenbezogenen Daten verarbeiten. Sie können hier auf Ihre allgemeine Datenschutzerklärung auf Ihrer Homepage verweisen, wenn in der Erklärung ausdrücklich auch auf Bewerberdaten eingegangen wird. Weitere Alternativen sind ein Hinweis in einer automatisierten Eingangsbestätigung oder eine Erklärung, die im Online-Bewerberportal integriert ist. Vorsicht: Das gilt auch bei Bewerbungen, die Sie in Papierform per Post erhalten.
Darf ich die Bewerber googeln?
Klare Antwort: Das kommt darauf an.
Eine Datenerhebung von personenbezogenen Daten eines Bewerbers ist gemäß § 26 Abs.1 BDSG nur erlaubt, wenn sie für die Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich und angemessen ist. Teilweise wird auch eine Datenerhebung für zulässig erachtet, wenn diese unter Anwendung allgemein zugänglicher Suchmaschinen möglich ist. Allgemein zugängliche Daten, die der Bewerber offensichtlich selbst öffentlich macht, sind auch nach der DSGVO weniger schutzwürdig.
Sie können frei zugängliche Daten einholen, wenn keine Persönlichkeitsrechte der Betroffenen entgegenstehen. Das gilt zum Beispiel für Inhalte, die über Suchmaschinen wie Google, Webseiten oder öffentliche Foren frei zugänglich zu finden sind. Seien Sie aber dennoch zurückhaltend, denn unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts kann eine Datenerhebung, die zu einem Persönlichkeits-Profiling führt, gegen das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers verstoßen.
Besondere Vorsicht ist bei der Recherche in sozialen Netzwerken geboten: In beruflichen Netzwerken wie LinkedIn oder Xing präsentieren sich Bewerber gerade für potenzielle Arbeitgeber. Damit wird eine Recherche hier als datenschutzrechtlich zulässig angesehen. Anders sieht es in freizeitorientierten sozialen Netzwerken wie Facebook aus. Daten, die gezielt nur einem beschränkten Kreis an “Freunden” zugänglich sind, sind eindeutig nicht “öffentlich zugänglich” – also Hände weg! Aber auch bei privaten Daten, die ein Bewerber etwa über Twitter oder Facebook allgemein veröffentlicht, wird eine Datenerhebung durch den Arbeitgeber nach überwiegender Ansicht als unzulässig angesehen.
Und welche personenbezogenen Daten darf ich im Bewerbungsgespräch abfragen?
Sie dürfen im Bewerbungsprozess nur solche Daten erheben, die für die Entscheidungsfindung benötigt werden.
Das lässt sich am besten anhand von einem konkreten Beispiel erklären: Fragen zu bestimmten Stammdaten wie Namen, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind erforderlich, damit Sie mit dem Bewerber Kontakt aufnehmen können. Fragen nach Geburtsort, Geburtsname, Alter und Nationalität hingegen sind kritisch zu sehen, denn diese Daten können Indizien für eine Diskriminierung sein. Seien Sie auch vorsichtig bei Fragen nach Gesundheitszustand, Behinderung oder Vorstrafen. Auch diese Daten sind i.d.R. nicht relevant für die Entscheidungsfindung.
Wem darf ich eingegangene Bewerbungen zeigen?
Hier gilt im Sinne der Datenminimierung, dass Sie die Daten nur Personen zugänglich machen dürfen, die für den Prozess erforderlich sind. Das sind in der Regel die Personalabteilung, der direkte Vorgesetze und ggf. die Geschäftsleitung sowie der Betriebsrat.
Achten Sie also darauf, dass Unterlagen nicht versehentlich anderen zugänglich gemacht werden, also zum Beispiel in dem die Unterlagen im Besprechungsraum liegen bleiben, in dem das Bewerbungsgespräch geführt wurde, oder wenn Sie Bewerbungen per E-Mail weiterleiten und auch weitere Personen Zugriff auf dieses Postfach haben.
Gibt es für Bewerbungen Löschfristen?
Stellen Sie den Bewerber ein, werden seine Unterlagen Teil der Personalakte. Bei den Bewerbungen, die Sie ablehnen, sind Sie verpflichtet, die Daten zu löschen bzw. die Unterlagen an den Bewerber zurückgeben. Sie dürfen hierbei die Klagefrist aus dem allgemeinen Gleichstellungsgesetz abwarten (längstens 6 Monate). Wenn Sie ein Bewerber-Portal nutzen, können Sie die Löschfristen im System entsprechend hinterlegen.
Unbedingt beachten: Denken Sie daran, auch E-Mails zu löschen, zum Beispiel, wenn Sie Unterlagen an die Führungskraft gesendet haben. Auch die Führungskraft ist verpflichtet, die Unterlagen zu löschen. Sie haben den Lebenslauf direkt in die Outlook-Einladung kopiert, weil das so praktisch ist? Auch hier sind die Unterlagen zu löschen.
Hinweis zum Bewerber-Pool: Wenn Sie eine interessante Bewerbung behalten wollen, um später darauf zurückzukommen, benötigen Sie die schriftliche Einwilligung des Bewerbers zur Speicherung. Denken Sie daran, die Einwilligung alle 6 Monate neu einzuholen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Personalsuche.
Haben Sie weitere Fragen zur Thematik? Bitte kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne!