Die KI schreibt mit – Transkription – was Sie vorher regeln müssen

Besprechungsprotokolle mit KI datenschutzkonform einsetzen

Liebe Leserinnen und Leser,

das wöchentliche Teammeeting läuft seit zehn Minuten, als jemand beiläufig sagt: „Ich habe übrigens den KI-Protokoll-Assistenten dazugeschaltet – dann sparen wir uns das Protokoll.“ Praktisch. Nur: Gefragt wurde vorher niemand.

Und plötzlich sitzt ein weiterer „Teilnehmer“ mit am Tisch – einer, der jedes Wort erfasst, ein Transkript erstellt, Aufgaben verteilt und am Ende eine Zusammenfassung schreibt. KI-gestützte Transkription steckt heute in MS Teams, Zoom und vielen anderen Systemen. Das spart Zeit. Datenschutzrechtlich ist es aber nicht dasselbe, ob jemand ein paar Stichpunkte notiert oder ob das komplette Gespräch technisch erfasst und weiterverarbeitet wird.

Der Grund: In einem Transkript stecken schnell mehr personenbezogene Daten, als man denkt – neben Namen und Aufgaben auch Angaben zu Gesundheit, Leistung, Konflikten oder zu Kundinnen, Kunden oder Patientinnen und Patienten, wenn Besprechungen im Gesundheitssektor aufgezeichnet werden. Ein vollständiges Wortprotokoll ist damit oft deutlich sensibler als das klassische Ergebnisprotokoll.

Die gute Nachricht vorweg: Sie müssen diese Funktion nicht verbieten. Sie müssen sie nur vorbereiten. Das geschieht in zwei Schritten – einmal grundsätzlich vor der Einführung, und danach kurz vor jedem Meeting.

Einmal vor der Einführung: das Fundament legen

Bevor ein Protokoll-Assistent regelmäßig mitläuft, sollten diese Punkte einmal geklärt und dokumentiert sein. Danach müssen Sie sie nicht bei jedem Termin neu durchdenken.

 Tool auswählen und vertraglich absichern

Nicht jeder-Protokoll-Assistent arbeitet gleich. Zu klären ist: Welcher Anbieter verarbeitet die Daten, wo werden sie gespeichert, kommen Unterauftragnehmer zum Einsatz, und werden Gesprächsinhalte zum Training von KI-Modellen genutzt? Letzteres sollten Sie vertraglich ausschließen.

Dazu gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – und die Klärung möglicher Drittlandübermittlungen, etwa wenn der Anbieter Daten in den USA übermittelt. Ein privat angelegter Account bei irgendeinem KI-Dienst darf nicht zum stillen Standard im Unternehmen werden.

Rechtsgrundlage sauber wählen

Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage. Häufig wird an eine Einwilligung gedacht – im Beschäftigungsverhältnis ist die aber heikel, weil sie freiwillig sein muss und „wer nicht widerspricht, bleibt im Meeting“ keine echte Freiwilligkeit ist. Für den regelmäßigen internen Einsatz ist deshalb meist eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung die sauberere Route. Nehmen Externe teil, brauchen sie eine transparente Information vorab und eine echte Möglichkeit, der Transkription zu widersprechen.

An Datenschutzfolgenabschätzung und Betriebsrat denken

Ein System, das erfassen kann, wer was wie gesagt hat, kann eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO erfordern – das gehört vor die Einführung, nicht danach. Hier ist auf jeden Fall vorab zu prüfen, inwiefern für Ihre Zwecke eine DSFA erforderlich ist. Hierbei unterstützt Sie die/der Datenschutzbeauftragte.

Vergessen Sie den Betriebsrat nicht: Technische Systeme, die Verhalten oder Leistung überwachen können, lösen Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG aus. Bei einer Meetingtranskription ist das nicht fern-sondern naheliegend. Deshalb den Betriebsrat – wo vorhanden – früh einbinden.

Zugriff und Löschung vorab festlegen

Wer darf auf Transkript und Zusammenfassung zugreifen? Die Standardeinstellung des Tools sollte nicht ungeprüft übernommen werden – das Protokoll eines Personalgesprächs gehört nicht automatisch allen Teilnehmenden. Und „bis jemand daran denkt, es zu löschen“ ist kein Löschkonzept: Legen Sie fest, wie lange ein Transkript benötigt wird, wer für die Löschung zuständig ist und ob automatische Fristen greifen. Der Grundsatz lautet: so wenig wie möglich, so viel wie nötig.

Vor jedem Meeting: die laufende Regel

Steht das Fundament, bleibt pro Termin wenig zu tun – das aber konsequent:

• Transparent ankündigen: Alle Teilnehmenden wissen vorher, dass mitgeschrieben wird. Heimlich findet eine Transkription nie statt.
• Sensible Meetings ausnehmen: Personal- und Kritikgespräche, BEM- und Gesundheitsgespräche, Betriebsratsangelegenheiten, Gespräche mit Patientinnen und Patienten, rechtliche Beratung oder Konfliktthemen. Hier ist der datenschutzfreundlichste Protokoll-Assistent immer noch der Mensch mit dem Notizblock.
• Nur speichern, was gebraucht wird: Wenn eine kurze Zusammenfassung genügt, muss nicht jedes gesprochene Wort dauerhaft aufbewahrt werden.

Zwei Grenzen, die keine Verhandlungssache sind

§ 201 StGB – die Vertraulichkeit des Wortes

Das Strafrecht schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort; wer ein solches Gespräch unbefugt aufzeichnet, kann sich strafbar machen. Deshalb sollte vor der Einführung technisch geklärt sein, ob das System nur flüchtig das Audiosignal verarbeitet, um daraus Text zu erzeugen, oder ob es tatsächlich eine Audioaufnahme speichert. Und unabhängig davon: nie heimlich. Kündigen Sie immer an, dass ein Protokoll-Assistent eingesetzt wird. Und weisen Sie darauf hin, dass jeder Teilnehmer dem widersprechen kann.

Emotionserkennung ist verboten

Ein reiner Transkriptionsdienst ist zulässig. Ein System, das aus Stimme, Mimik oder Verhalten ableiten möchte, ob jemand gestresst, gelangweilt oder verärgert ist, ist eine völlig andere Kategorie: Die KI-Verordnung verbietet Emotionserkennung am Arbeitsplatz – von eng umrissenen medizinischen und sicherheitsbezogenen Ausnahmen abgesehen. Das Verbot gilt und ist bußgeldbewehrt. Finger weg.

Kurz gesagt

Ein Protokoll-Assistent kann den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Aus „praktisch“ wird aber nicht automatisch „zulässig“. Legen Sie einmal das Fundament – Tool und Vertrag, Rechtsgrundlage, Datenschutzfolgenabschätzung, Betriebsrat, Zugriff und Löschung – und halten Sie pro Meeting zwei Regeln ein: Die Transkription vorher transparent ankündigen und besonders sensible Gespräche ausnehmen.

Dann darf die KI gern mitschreiben. Nur eben nicht heimlich am Katzentisch.

Die beiliegende Checkliste fasst alle Schritte zum Abhaken zusammen – einmal für die Einführung und einmal für den einzelnen Termin. Sie dürfen diesen Beitrag gerne innerhalb Ihres Unternehmens weitergeben.

Herzlichen Dank fürs Lesen

Ihr Team von Dapro Serv

Sie möchten KI-gestützte Transkription oder Meeting-Assistenten einsetzen? Wir unterstützen Sie gern bei der datenschutzrechtlichen Bewertung, der Prüfung des Anbieters und bei praxistauglichen internen Spielregeln. Sprechen Sie uns an. Datenschutz kann einfach sein.

Bitte beachten Sie, dass dieser Newsletter der Information dient und keine Rechtsberatung darstellt!

Checkliste

Darf die KI mitschreiben? Checkliste für Meeting-Transkription

Zum Abhaken vor der Einführung eines Protokoll-Assistenten – und vor dem einzelnen Meeting.

Einmalig vor der Einführung

• ☐ Zweck ist klar: Wofür brauchen wir die Transkription überhaupt – und reicht dafür eine Zusammenfassung statt eines vollständigen Wortprotokolls?
• ☐ Tool ist geprüft: Anbieter, Speicherort, Unterauftragnehmer und mögliche Drittlandübermittlung sind bekannt.
• ☐ Kein Training mit unseren Inhalten: vertraglich ausgeschlossen.
• ☐ Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
• ☐ Rechtsgrundlage ist bestimmt – für interne Meetings in der Regel über eine Betriebs/Dienstvereinbarung, nicht über Einzeleinwilligungen.
• ☐ Externe werden vorab informiert und können der Transkription widersprechen.
• ☐ Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO geprüft (und, falls erforderlich, durchgeführt).
• ☐ Betriebsrat wurde – sofern vorhanden und Mitbestimmung betroffen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) – frühzeitig eingebunden.
• ☐ Zugriffsrechte sind festgelegt: Wer sieht Transkript und Zusammenfassung? Standardeinstellung wurde bewusst angepasst.
• ☐ Löschkonzept steht: Aufbewahrungsdauer, Zuständigkeit und automatische Fristen sind geregelt.
• ☐ Es ist geklärt, ob Audio gespeichert oder nur flüchtig zur Texterzeugung verarbeitet wird (§ 201 StGB).

Vor jedem Meeting

• ☐ Alle Teilnehmenden sind vorher informiert – keine heimliche Transkription.
• ☐ Das Meeting eignet sich: Bei Personal-, Gesundheits-, Betriebsrats-, Patienten-, Rechts- oder Konfliktgesprächen bleibt der Notetaker aus.
• ☐ Es wird nur gespeichert, was für den Zweck nötig ist.

Tabu – auch mit bestem Tool

• ☐ Keine Emotionserkennung: Systeme, die Stimmung, Stress oder Absichten von Beschäftigten ableiten, sind am Arbeitsplatz verboten (KI-Verordnung, Art. 5).

Diese Checkliste dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Fragen? Sprechen Sie uns gerne an.