In Zeiten des Fachkräftemangels und einer zunehmend digitalen Welt liegt es nahe, neue Wege in der Rekrutierung zu gehen und z.B. WhatsApp zu nutzen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Schnell, informell, direkt und persönlich können sich Bewerberinnen und Bewerber bei Personalverantwortlichen vorstellen. Und die Zielgruppe, die über Whats App erreicht werden kann, ist groß: Laut aktuellen Statistiken nutzen etwa 90% der Personen unter 29 Jahren WhatsApp täglich. Doch hinter der scheinbar unkomplizierten Nutzung verstecken sich Datenschutzrisiken, die Sie nicht ignorieren sollten. Die Herausforderung Zunächst einmal raten wir unseren Kunden grundsätzlich von der geschäftlichen Nutzung – oder genauer: der Nutzung von WhatsApp in der Version für Privatkunden auf Endgeräten des Unternehmens – ab. Die Gründe dafür sind recht simpel: Bei der Anmeldung erlaubt man WhatsApp den vollen Zugriff auf das Kontaktverzeichnis im Gerät. Dort sind aber nicht nur Personen enthalten, die WhatsApp nutzen, sondern auch Personen, die WhatsApp nicht nutzen. Deren Daten werden zu WhatsApp transferiert, ohne dass diese Personen darüber informiert werden und ohne dass sie hierin eingewilligt haben. Das ist ein klarer Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). WhatsApp löst diesen Verstoß für sich sehr einfach: In den Nutzungsbedingungen heißt es, dass eine Nutzung von WhatsApp nur privat erfolgen darf. Fazit: Nutzen Sie also WhatsApp im betrieblichen Umfeld, verstoßen Sie nicht nur gegen die DSGVO, sondern auch gegen die Nutzungsrichtlinien von WhatsApp.
Hier hat WhatsApp Abhilfe geschaffen: Meta bietet mittlerweile mit WhatsApp Business API eine Businessvariante an. Diese Version ermöglicht lt. WhatsApp eine DSGVO-konforme Kommunikation, da die Datenübermittlung zwischen Bewerberinnen und Bewerbern und dem Unternehmen verschlüsselt ist und der Zugriff auf Kontaktdaten deaktiviert ist.
Also alles auf „grün“ in Bezug auf die Nutzung von WhatsApp in der Rekrutierung? Nicht ganz: Im Bewerbungsprozess werden mitunter besonders schützenswerte Daten die unter Art. 9 der DSGVO fallen, verarbeitet, beispielsweise Daten zur Gesundheit oder zur Religionszugehörigkeit. Hier sieht die DSGVO erhöhte rechtliche Anforderungen an die technischen und organisatorischen Maßnahmen vor, die Sie als Unternehmen im Bewerbungsprozess über WhatsApp nur bedingt sicherstellen können. Daher empfehlen wir, Bewerberinnen und Bewerber beim Erstkontakt im Chat explizit darauf hinzuweisen, dass die Übermittlung sensibler Daten nicht erwünscht ist.
Um die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtlich abzusichern ist außerdem der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art.28 DSGVO notwendig, dieser wird bei der Nutzung von WhatsApp Business API automatisch abgeschlossen.
Welche Medien nutzen Sie, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen? Gerne prüfen wir für Sie die datenschutzkonforme Nutzung von z.B. Social Media Plattformen. Klingt kompliziert? Wir helfen Ihnen gerne.