Wie versprochen greifen wir in unseren Newslettern Themen aus dem Jahresbericht 2023 der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDi NRW) auf. Heute geht es um ein Thema, das Unternehmen immer wieder beschäftigt und vor Herausforderungen stellt: Die private Nutzung von E-‑Mail und Internet am Arbeitsplatz.

Um was geht es?

Gestatten Sie Ihren Beschäftigten, den dienstlichen E-Mail-Account und den Internetzugang auch privat zu nutzen? Dann stellt sich die Frage, ob Sie als Arbeitgeber somit dem Fernmeldegeheimnis unterliegen. Gilt das Fernmeldegeheimnis, bedeutet das unter anderem, dass Sie nicht ohne Zustimmung Ihrer Beschäftigten auf deren E-Mail-Postfach zugreifen dürfen, da die privaten E-Mails durch das Fernmeldegeheimnis geschützt sind. Sie haben somit aber auch keinen Zugriff auf die dienstlichen E-Mails, da sich erst nach Einsicht in die E-Mail zeigt, ob diese privat oder dienstlich ist. Das kann Sie gerade in den Fällen, in denen Sie sich von einem Beschäftigten trennen, aber auch bei längerer Krankheit; eine echte Herausforderung sein: Beispielsweise, wenn nur dieser eine Beschäftigte über wichtige Informationen verfügt, die nur in seinem E-Mail-Verzeichnis liegen.

Sind Arbeitgeber geschäftsmäßige Kommunikationsanbieter – die Kehrtwende?

Entscheidend dafür, ob das Fernmeldegeheimnis gilt oder nicht, ist die Frage, ob Arbeitgeber, wenn sie die private Nutzung erlauben, als Anbieter von öffentlich zugänglichen und von geschäftsmäßig angebotenen Telekommunikationsdiensten anzusehen sind. Werden sie als solche angesehen, gilt das Fernmeldegeheimnis.

Bisher sind die Datenschutzbehörden und Gerichte dieser Auffassung meist gefolgt. Überraschend daher die Position des LDi NRW. Im 29. Tätigkeitsbericht von Frau Gayk heißt es: „Nach Inkrafttreten des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) gehen deutsche Aufsichtsbehörden (Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, LDI NRW sowie weitere Landesdatenschutz-behörden) davon aus, dass sich eine rechtliche Bewertung geändert hat: Arbeitgeber*innen, die ihren Beschäftigten die private Nutzung von Internet und E-Mail erlauben oder dulden, unterliegen nicht mehr dem Telekommunikationsrecht. Deshalb haben sie gegenüber ihren Beschäftigten auch nicht das Fernmeldegeheimnis zu garantieren.“ (Quelle: 9. Bericht LDI NRW, Seite 76)

Was heißt das jetzt für die Praxis?

Bedeutet das jetzt, dass Sie als Arbeitgeber ohne Probleme und jederzeit auf die E-Mails Ihrer Beschäftigten zugreifen können, auch wenn Sie die private Nutzung erlauben? Klare Antwort: Nein. Denn es gelten die Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die ebenfalls einen hohen Schutz der Daten der Beschäftigten vorsieht. Nach der DSGVO bedarf es einer Rechtsgrundlage für den Zugriff der Arbeitgeber auf die personenbezogenen Daten der Beschäftigten.

Unsere Empfehlung an Arbeitergeber: Untersagen Sie die Privatnutzung.

Wenn Sie Ihren Beschäftigten dennoch die private Nutzung ermöglichen möchten, sollten Sie unbedingt über die private Nutzung des Internets und des betrieblichen E-Mail-Accounts eine schriftliche Regelung treffen. Zu regeln sind die Themen des Zugriffs auf E-Mails und die Internethistorie, aber auch Protokollierung, Auswertung und Durchführung von Kontrollen. So können Sie sicherstellen, dass Sie Zugriff auf die E- Mails der Beschäftigten haben, z.B. bei Austritt oder im Falle von Krankheit.