Ein Dauerbrenner in der Datenschutz-Diskussion ist der Einsatz von Messenger-Diensten im betrieblichen Umfeld. Gerade während der Corona-Pandemie, der damit verbundenen Homeoffice-Pflicht und den geltenden Kontaktbeschränkungen, suchen auch Unternehmen nach Lösungen, um die Kommunikation untereinander zu erleichtern. Daher wird WhatsApp immer stärker auch in Unternehmen eingesetzt. Haben Messenger-Dienste doch gegenüber E-Mail den Vorteil, dass sie einfach zu handhaben sind und die Kommunikation schneller ist.
Datenschutzrechtlich ist der Einsatz von WhatsApp im betrieblichen Umfeld aber äußerst bedenklich. So hat unter anderem auch die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsens mehrfach darauf hingewiesen, dass der Einsatz von WhatsApp durch Unternehmen zur betrieblichen Kommunikation gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstößt.
Worauf beruht diese Einschätzung? Es geht im Wesentlichen um die folgenden datenschutzrechtlichen Problemstellungen:
- WhatsApp übermittelt alle Kontakte (und auch Bilder) aus dem Adressbuch des Nutzers an WhatsApp. Und zwar unabhängig davon, ob der Kontakt WhatsApp nutzt oder nicht. Wird WhatsApp im Unternehmen eingesetzt, so gilt die DSGVO. Die Übermittlung der Kontakte erfordert die Zustimmung der Betroffenen – somit ist der Geschäftsführer als Verantwortlicher für den Datenschutz dafür verantwortlich sicherzustellen, dass von den Betroffenen eine entsprechende Einwilligung vorliegt.
- WhatsApp nutzt personenbezogene Daten: Entsprechend seiner Datenschutzrichtlinie behält sich WhatsApp eine umfassende Verwendung von ihnen vorliegenden Informationen vor, zum Beispiel für „Messungen, Analysen und sonstige Unternehmens-Dienste“.
- WhatsApp übermittelt Nutzerdaten an andere Unternehmen des Facebook-Konzerns.
Gibt es eine Lösung für das Dilemma?
Die Datenschutzaufsichtsbehörde NRW empfiehlt den eigenverantwortlichen Betrieb eines Messenger-Dienstes, z. B. auf Basis offener Standards wie XMPP („Jabber“) und ggf. unter Inanspruchnahme eines Dienstleisters. Gerade für kleine Betriebe ist diese Lösung jedoch wenig praktikabel.
Wir empfehlen unseren Kunden grundsätzlich, auf die Nutzung von WhatsApp im Unternehmen zu verzichten und entsprechend ihre Mitarbeiter*innen zu verpflichten, WhatsApp nicht auf dem Diensthandy zu nutzen. Auch nicht zur rein privaten Nutzung, denn auch in diesem Fall werden z.B. die Kontakte auf dem Firmenhandy an WhatsApp übermittelt – also auch die dienstlichen Kontakte.
Weitere Informationen finden Sie hier: